Almanya, Avrupa’nın en kalabalık Türk nüfusunu barındırmakta olup, bu durum Türkiye’nin Almanya’daki konsolosluklarında yüksek hizmet taleplerine neden olmaktadır. Dışişleri Bakanlığı, vatandaşlara daha modern ve çağdaş hizmetler sunmayı hedefleyerek randevu sistemi uygulamasını hayata geçirmiştir. Bu uygulama ile vatandaşların randevularını önceden planlamaları ve böylece zamanlarını daha verimli kullanabilmeleri amaçlanmaktadır. Ne var ki, randevularına geç kalan vatandaşlar, beklenmeyen aksaklıklar ya da birden fazla işlem için alınan tekil randevular gibi durumlar işlem süreçlerinin beklenenden uzun sürmesine veya organizasyonel zorluklara yol açabilmektedir. Bu tür senaryolar, konsolosluklarda sıra düzeninin aksamalarına ve hem memurlar hem de vatandaşlar arasında sürekli iletişim gereksinimine neden olarak, istenmeyen durumların oluşmasına sebebiyet vermektedir.
Almanya’daki Türk Konsoloslukları, vatandaşlara daha düzenli ve etkin bir hizmet sunabilmek için Dışişleri Bakanlığı’nın randevu sistemine entegre edilmiş Q-smart Sıramatik Sistemlerini kullanmaya başlamıştır. Sıramatik sistemi her bölüm için özel olarak tasarlanmış TV ekranları aracılığıyla, randevu alan vatandaşların listesini KVKK’ya uygun bir şekilde gizleyerek, randevu saatlerine göre düzenli bir şekilde göstermektedir. Vatandaşlar, bekleme alanındaki ekranlara yansıtılan bilgiler doğrultusunda, kendi randevu saatlerine ve çağrı sıralarına göre sıranın kendilerine gelmesini beklemektedirler.
Memurlar, masaüzerine yerleştirilen ve WiFi üzerinden kablosuz olarak çalışan terminaller aracılığıyla randevu sahibi vatandaşları çağırır. Çağrılan vatandaşın randevu saati ve kişisel bilgileri terminal ekranında görüntülenir. Böylelikle içeri gelen vatandaş ile randevu sahibinin doğru olduğu memur tarafından teyit edilir (Bekleme salonu ekranında isim maskeli görüntülenirken, memurun terminalinde açık olarak görüntülenmektedir).
Vatandaşlar, isimlerinin ekranlarda görüntülenmesini beklerken, konsolosluk ekranlar üzerinden duyurular da yayınlayabilmektedir. Bu duyurular, her ekran için ayrı ayrı düzenlenebilmektedir. Ekranlar, duyuru ve kişi listesini dönüşümlü olarak göstermektedir. Çağrı yapıldığında ise, ekran hemen duyuruyu sonlandırıp, çağrı ekranına geçiş yaparak, sesli görsel uyarılarla çağrılan kişiyi anında bildirmektedir.
Bu yenilikçi sistemle konsolosluklar, modern ve düzenli bir çalışma işleyişine sahip olurken, vatandaşların bekleme süreleri keyifli ve verimli bir şekilde geçirmelerine imkan sağlamıştır. Vatandaşlar bekleme salonlarında rahat bir ortamda oturmakta, kahve içerek veya gazete okuyarak bekleme sürelerini kaliteli biçimde değerlendirebilmektedirler. Sistem, vatandaşların ne zaman çağrılacaklarını net bir şekilde takip etmelerini sağlayarak, memurların gereksiz yere rahatsız edilmesinin önüne geçerek, konsolosluk hizmetlerinin daha akıcı bir şekilde yürütülmesine olanak sağlamaktadır.
Bu yenilik, Almanya’daki Türk Konsolosluklarının çağdaş ve modern bir biçimde hizmet verme anlayışını ortaya çıkartmış, vatandaşların memnuniyetini önemli ölçüde artırmış, hizmet süreçlerinin daha şeffaf ve erişilebilir olmasını sağlamıştır. Ayrıca, konsolosluk personelinin iş yükünü hafifletmiş ve vatandaşların konsoloslukta aldıkları hizmet memnuniyetini arttırmıştır.
Benzer uygulamalar
IDATA Vize Ofisleri Sıramatik Sistemi
Konsolosluk ve Büyükelçilikler Sıramatik Sistemleri
